Penyebab dan Solusi Error ‘max defers and failures per hour’

Email tiba-tiba gagal kirim dan muncul pesan error seperti “Domain has exceeded the max defers and failures per hour allowed.“? Situasi ini bisa sangat mengganggu, terutama jika sedang dalam proses komunikasi penting dengan klien atau pelanggan.

Error max defers and failures adalah mekanisme perlindungan mail server yang aktif secara otomatis saat terlalu banyak email gagal terkirim dalam satu jam. Dalam artikel ini, kami akan membahas tuntas apa penyebabnya, bagaimana cara membaca pesan error yang muncul, dan langkah konkret yang perlu dilakukan agar email bisa kembali berfungsi normal.

Apa Itu Defers dan Failures dalam Pengiriman Email?

Setiap kali email gagal terkirim, server mencatatnya sebagai salah satu dari dua jenis kegagalan, yaitu Defer atau Failure.

Failure adalah kegagalan yang bersifat permanen. Email tidak bisa sampai ke tujuan dan tidak akan dicoba kirim ulang secara otomatis. Penyebab umumnya adalah alamat email tujuan tidak valid, domain tujuan tidak ditemukan, atau email ditolak secara permanen oleh server penerima.

Defer adalah kegagalan yang bersifat sementara. Server masih akan mencoba mengirim ulang email tersebut dalam rentang waktu tertentu. Penyebabnya biasanya server tujuan sedang sibuk, koneksi timeout, atau ada antrean yang terlalu panjang di server penerima.

Ketika jumlah gabungan Defer dan Failure dari satu domain mencapai batas yang ditetapkan dalam satu jam, mail server secara otomatis menghentikan sementara seluruh aktivitas pengiriman email dari domain tersebut untuk mencegah potensi spamming yang lebih besar.

Berapa Batas Max Defers and Failures di Hosting Rumahweb?

Di layanan shared hosting dan cloud hosting Rumahweb, batas max defers and failures ditetapkan pada 80% dari total email yang dikirim dalam satu jam. Artinya, jika dalam satu jam Anda mengirim 20 email dan 16 di antaranya gagal (80%), mail server akan otomatis memblokir pengiriman email berikutnya.

Angka 80% ini bukan angka tetap dalam semua kondisi karena perhitungannya berbasis persentase dari total email yang dikirim, bukan angka absolut. Namun perlu diketahui, bahwa di beberapa konfigurasi cPanel standar, batas ini juga bisa ditampilkan dalam format absolut seperti “15/15 (100%)” tergantung pada pengaturan server yang digunakan.

Pembatasan ini diterapkan untuk melindungi reputasi IP server dari potensi blacklisting akibat aktivitas pengiriman email yang gagal berulang kali, yang sering kali merupakan indikasi adanya spamming atau konfigurasi email yang bermasalah.

Penyebab error ‘Max Defers and Failures’

Ada beberapa hal yang bisa menjadi penyebab pengiriman email gagal. Beberapa di antaranya;

Penyebab paling umum adalah alamat email tujuan yang tidak valid. Kesalahan penulisan seperti typo, format email yang salah, atau alamat yang sudah tidak aktif akan langsung menghasilkan Failure setiap kali dikirim.
Email tujuan yang overquota juga sangat sering terjadi. Ketika inbox penerima sudah penuh, server penerima menolak email masuk dan mencatatnya sebagai kegagalan di sisi pengirim.
Server tujuan yang tidak bisa dihubungi karena sedang down, sedang maintenance, atau koneksi timeout akan menghasilkan Defer yang terus bertambah jika pengiriman email dilakukan berulang kali.
Pengiriman massal dari aplikasi website seperti script PHP yang mengirim newsletter atau notifikasi otomatis bisa memicu error ini jika daftar penerima banyak yang tidak valid atau sudah tidak aktif.
Malware atau virus di komputer atau website yang menggunakan akun email untuk melakukan spamming adalah penyebab paling serius karena bisa berlangsung tanpa sepengetahuan pemilik akun.

Ketika email yang Anda kirimkan gagal dikirim, maka Anda akan menerima email bouncing yang berisi laporan bahwa email gagal terkirim. Biasanya emailnya menggunakan subjek ‘Mail Delivery Failed’. Di dalam email bouncing tersebut juga ada keterangan penyebab gagalnya.

Contoh error max defers and failures per hour

Aktivitas pengiriman email gagal tersebut tidak selalu terjadi karena pengiriman email secara manual. Sering terjadi juga, max defers and failures disebabkan karena pengiriman email yang dilakukan dari aplikasi website, ataupun mail client yang terkena virus sehingga melakukan spamming.

Cara Mengecek Penyebab Error via Track Delivery di cPanel

Langkah pertama dan paling penting setelah mendapatkan error ini adalah mengidentifikasi penyebabnya melalui menu Track Delivery di cPanel.

Login ke cPanel hosting.
Klik menu “Track Delivery”

Pada Delivery Report, ceklist pada bagian “Show Failures ”.

Sebagai contoh, terlihat pesannya “Mailbox is full / Blocks limit exceeded / Inode limit exceeded ”. Ini artinya email tujuan Anda sedang overquota/ kepenuhan. Anda dapat mengontak pemilik email lewat jalur lain untuk menyesuaikan kapasitas emailnya.

“no such user”. Kegagalan pengiriman email ini disebabkan karena alamat email tujuan tidak valid atau mungkin Anda typo dalam menuliskannya. Atau bisa jadi alamat email tujuan belum dibuat.

Pesan error 552 size limit exceeded , artinya server tujuan menolak email yang dikirimkan karena attachmentnya yang terlalu besar. dan lain lain.

Seperti yang disampaikan sebelumnya, bila kegagalan email ini berulang kali terjadi hingga mencapai limit, maka Anda baru bisa kirim email lagi 1 jam kemudian. Alternatif lainnya, Anda dapat menghubungi Rumahweb untuk dibantu reset max defersnya. Dengan syarat penyebab failednya sudah diketahui dan pastikan tidak dilakukan lagi.

Arti Pesan Error yang Muncul di Track Delivery

Saat memeriksa Track Delivery di cPanel, Anda akan menemukan berbagai pesan error dengan kode dan keterangan berbeda. Berikut panduan membacanya:

Pesan Error	Jenis	Penyebab	Yang Harus Dilakukan
`User unknown`	Failure	Alamat email tujuan tidak terdaftar di server penerima	Periksa ulang penulisan alamat email tujuan
`No such user here`	Failure	Akun email tujuan tidak ada atau sudah dihapus	Konfirmasi alamat email tujuan ke penerima melalui jalur lain
`Mailbox is full`	Failure	Inbox penerima sudah penuh atau melampaui batas kuota	Hubungi penerima untuk mengosongkan inbox mereka
`Connection timed out`	Defer	Server tujuan tidak merespons dalam batas waktu yang ditentukan	Tunggu beberapa saat dan coba kirim ulang
`Host not found`	Failure	Domain tujuan tidak ditemukan atau DNS-nya bermasalah	Periksa apakah domain tujuan masih aktif
`Retry timeout` `exceeded`	Failure	Server sudah mencoba mengirim ulang terlalu lama tanpa berhasil	Kirim ulang setelah memastikan server tujuan aktif
`552 size limit` `exceeded`	Failure	Attachment email terlalu besar untuk diterima server tujuan	Kurangi ukuran attachment atau gunakan layanan file sharing
`550 spam detected`	Failure	Email ditolak karena terindikasi spam oleh server penerima	Periksa konten email dan reputasi IP pengirim
`Blocks limit exceeded`	Failure	Akun email tujuan melampaui batas penyimpanan	Sama seperti mailbox full, hubungi penerima

Cara Mengatasi Berdasarkan Penyebabnya

Setelah mengetahui penyebabnya, tindakan yang perlu dilakukan berbeda-beda tergantung jenis kegagalannya.

Jika penyebabnya adalah alamat email tidak valid: Hapus alamat email yang tidak valid dari daftar penerima Anda. Namun, jika menggunakan aplikasi email marketing atau newsletter, lakukan pembersihan daftar email secara berkala untuk membuang alamat yang bounced.
Jika penyebabnya adalah inbox penerima overquota: Hubungi penerima melalui jalur komunikasi lain seperti telepon atau aplikasi pesan untuk meminta mereka mengosongkan inbox. Setelah inbox penerima tersedia, email bisa dikirim ulang.
Bila penyebabnya adalah server tujuan tidak bisa dihubungi: Tunggu beberapa saat karena kondisi ini biasanya bersifat sementara. Namun, jika server tujuan memang sedang down, tidak ada yang bisa dilakukan dari sisi pengirim selain menunggu.
Jika penyebabnya adalah attachment terlalu besar: Kompres file attachment menggunakan format ZIP atau gunakan layanan berbagi file seperti Google Drive dan sertakan link-nya di body email sebagai pengganti attachment langsung.
Jika penyebabnya adalah script website: Masuk ke File Manager cPanel dan periksa script yang mengelola pengiriman email di website. Pastikan daftar penerima yang digunakan script tersebut sudah bersih dari alamat tidak valid. Pertimbangkan juga menggunakan layanan SMTP pihak ketiga seperti Google Workspace atau Mailchimp untuk pengiriman email massal agar tidak membebani mail server hosting.

Cara Reset Max Defers and Failures Lebih Cepat

Secara default, batas max defers and failures akan direset otomatis satu jam setelah limit tercapai. Setelah reset, pengiriman email bisa dilakukan kembali seperti biasa.

Namun, jika Anda membutuhkan akses email lebih cepat dari itu, tim support teknis Rumahweb bisa membantu melakukan reset limit secara manual. Syaratnya adalah penyebab kegagalan email sudah diidentifikasi dan sudah diperbaiki agar tidak terulang kembali setelah reset dilakukan.

Untuk meminta reset, hubungi tim support Rumahweb melalui live chat di website Rumahweb atau melalui tiket. Sampaikan nama domain Anda dan jelaskan penyebab error yang sudah Anda identifikasi serta langkah perbaikan yang sudah dilakukan.

Apakah Error Ini Bisa Disebabkan oleh Malware atau Spamming?

Ya, dan ini adalah salah satu penyebab yang paling sering tidak disadari oleh pemilik website maupun pengguna email. Ada dua sumber yang perlu Anda periksa: sisi website dan sisi perangkat yang digunakan untuk mengakses email.

Script PHP yang disusupi malware

File PHP di website yang terinfeksi malware bisa digunakan oleh penyerang untuk mengirim email spam dalam jumlah besar menggunakan mail server hosting Anda, tanpa sepengetahuan Anda sama sekali. Tanda-tandanya adalah adanya lonjakan pengiriman email yang tidak Anda lakukan secara manual, atau error ini muncul padahal Anda merasa tidak mengirim email dalam jumlah banyak.

Formulir kontak yang disalahgunakan

Formulir kontak di website yang tidak dilindungi oleh captcha bisa dieksploitasi oleh bot untuk mengirim pesan spam dalam jumlah besar melalui fungsi email website Anda, tanpa perlu ada yang login ke akun email tersebut.

Malware di komputer pengguna email client

Ini adalah sumber yang sering terlewat dari pemeriksaan. Jika akun email Anda dikonfigurasi di aplikasi seperti Outlook, Thunderbird, atau aplikasi email lain di komputer, dan komputer tersebut terinfeksi virus atau malware, program berbahaya itu bisa memanfaatkan konfigurasi email yang sudah tersimpan untuk mengirim spam secara otomatis.

Prosesnya berjalan di background tanpa terlihat oleh pengguna, dan pengiriman terjadi menggunakan credential email yang sudah tersimpan di aplikasi tersebut.

Kondisi ini sangat umum terjadi di lingkungan kantor di mana satu akun email dikonfigurasi di beberapa komputer sekaligus. Cukup satu komputer yang terinfeksi untuk memicu lonjakan pengiriman email yang berujung pada error max defers and failures.

Untuk memastikan tidak ada aktivitas spamming dari kedua sumber ini, lakukan langkah-langkah berikut. Dari sisi website, scan seluruh file menggunakan Virus Scanner di cPanel, periksa direktori tmp dan direktori upload untuk mencari file PHP mencurigakan, serta pasang captcha pada semua formulir yang mengirimkan email.

Dari sisi perangkat, jalankan full scan antivirus di semua komputer yang dikonfigurasi dengan akun email bermasalah, perbarui antivirus ke versi terbaru sebelum melakukan scan, dan pertimbangkan untuk mengganti password akun email setelah perangkat dipastikan bersih untuk mencegah akses tidak sah yang mungkin sudah berlangsung.

Cara Mencegah Error Max Defers and Failures Terulang

Setelah masalah selesai diatasi, ada beberapa langkah pencegahan yang perlu diterapkan agar error ini tidak terulang kembali.

Bersihkan daftar email secara berkala. Jika Anda mengelola daftar penerima untuk newsletter atau notifikasi otomatis, lakukan pembersihan rutin untuk menghapus alamat yang sudah tidak valid. Email yang bounced terus-menerus akan terus menyumbang angka Failure.
Gunakan layanan SMTP eksternal untuk email massal. Untuk kebutuhan pengiriman email dalam jumlah besar seperti newsletter atau email marketing, sangat disarankan menggunakan layanan SMTP khusus seperti Mailchimp atau SendGrid yang dirancang untuk menangani volume pengiriman tinggi tanpa membebani mail server hosting Anda.
Aktifkan notifikasi bounce email. Pastikan Anda selalu memeriksa email bouncing yang diterima. Email dengan subjek “Mail Delivery Failed” berisi informasi penting tentang kegagalan pengiriman yang perlu segera ditindaklanjuti sebelum menumpuk dan memicu error ini.
Lakukan scan malware secara berkala. Jadwalkan pemeriksaan malware di website dan di perangkat yang digunakan untuk mengakses email setidaknya sekali sebulan untuk memastikan tidak ada aktivitas mencurigakan yang berjalan di latar belakang.
Lindungi formulir website dengan captcha. Pasang reCAPTCHA atau captcha serupa pada semua formulir yang mengirimkan email untuk mencegah bot menggunakannya sebagai jalur spam.
Verifikasi alamat email sebelum mengirim. Untuk pengiriman email penting ke daftar baru, pastikan alamat email tujuan sudah diverifikasi terlebih dahulu. Banyak layanan email verification yang tersedia secara online untuk membantu proses ini.

FAQ

Berikut adalah beberapa pertanyaan popular tentang penyebab dan solusi dari error ‘max defers and failures per hour ‘

Apakah limit akan reset otomatis?

Ya. Limit akan di reset 1 jam kemudian. Setelah jumlah defer dan failure turun di bawah batas yang ditentukan, pengiriman email dapat dilakukan kembali. Namun Anda harus segera melakukan pengecekan supaya penyebab sebelumnya tidak diulang

Apakah email yang gagal akan dikirim ulang otomatis?

Tidak selalu. Tergantung pada penyebab kegagalan pengiriman emailnya. Untuk failure permanen, email perlu dikirim ulang setelah masalah diperbaiki.

Apakah Rumahweb dapat melakukan reset limit?

Ya, tim support teknis Rumahweb dapat membantu melakukan reset setelah penyebab kegagalan email diketahui dan sudah diperbaiki.

Apakah error ini memengaruhi semua akun email di domain yang sama?

Ya. Pembatasan max defers and failures diterapkan pada level domain, bukan per akun email. Artinya jika limit tercapai karena kegagalan dari satu akun email tertentu, seluruh akun email di domain yang sama akan terdampak dan tidak bisa mengirim email hingga limit direset.

Kesimpulan

Error max defers and failures per hour adalah mekanisme perlindungan mail server yang aktif saat terlalu banyak email gagal terkirim dalam satu jam. Di layanan hosting Rumahweb, batasnya adalah 80% dari total email yang dikirim per jam.

Langkah penanganannya selalu dimulai dari identifikasi penyebab melalui Track Delivery di cPanel, diikuti dengan tindakan perbaikan yang sesuai dengan jenis kegagalannya. Jika membutuhkan pemulihan lebih cepat, Anda dapat menghubungi tim support kami.

Untuk jangka panjang, gunakan layanan email bisnis yang tepat agar aktivitas email Anda berjalan lebih andal dan terlindungi. Layanan Email Bisnis dari Titan Mail hadir dengan infrastruktur mail server yang stabil, keamanan yang ketat, serta berbagai fitur untuk memenuhi semua kebutuhan bisnis Anda.