Anggit TSMenghapus email Trash secara berkala sering kali dianggap sepele, padahal langkah ini dapat membantu menghemat ruang penyimpanan pada hosting, terutama jika Anda menggunakan email dengan aktivitas yang tinggi. Semakin banyak email yang menumpuk di folder Trash, Sent Items, maupun Inbox, semakin besar pula kapasitas disk yang digunakan hingga berpotensi menyebabkan akun email atau hosting penuh.
Selain membuat ruang penyimpanan lebih lega, membersihkan email yang sudah tidak diperlukan juga membantu pengelolaan email menjadi lebih rapi dan efisien. Karena itu, administrator maupun pengguna hosting sebaiknya melakukan pembersihan email secara rutin, terutama pada akun yang aktif menerima dan mengirim banyak pesan setiap hari.
Berikut cara menghapus email dari menu Email Disk Usage di cPanel.
Menghapus semua email di folder Trash
Email disk usage adalah salah satu fitur di cPanel yang dapat digunakan untuk menghapus isi email secara cepat. Berikut langkah-langkahnya.
- Silahkan Anda login ke cPanel hosting kemudian pilih menu “Email Disk Usage“.
- Pada kolom Account, pilih akun email yang akan dihapus isi “Folder Trash” emailnya.
- Pada kolom Trash, di menu Actions klik Manage dan kemudian pilih “Delete Permanently“.
Sampai tahap ini, proses menghapus isi email di folder trash, inbox, maupun sent items telah selesai.
BACA JUGA: Cara Menghapus Email di Handphone
Menghapus email lama (lebih dari 1 tahun)
Anda juga bisa menghapus email-email lama yang lebih dari 1 tahun yang mungkin sudah tidak dibutuhkan.
Klik manage di samping menu Inbox (atau folder lain yang ingin dihapus isi emailnya), lalu pilih opsi pada bagian “Messages to delete:” pilih opsi “1 years old or more” lalu klik Delete Permanently.
Setelah selesai, semua data-data yang lebih dari 1 tahun akan dihapus.
Anda juga bisa memilik opsi lain yang tersedia, misalnya menghapus email besar yang lebih dari 30MB, email yang sudah dibaca, semua email atau custom query yang bisa anda tentukan dengan perintah dovecot, misalnya BEFORE 20-Nov-2025 untuk menghapus email sebelum tanggal 20 November 2025.
Perlu diketahui, langkah ini tidak bisa dibatalkan dan semua email yang lebih dari 1 tahun akan dihapus secara permanen.
Menghapus email secara manual di File Manager
Opsi ini bisa Anda pilih, jika sebelumnya hosting Anda telah mengalami over kuota. Sehingga menu email disk usage di cPanel tidak lagi bisa digunakan untuk menghapus email secara instan.
Hapus isi email secara manual bisa dilakukan melalui menu file manager di cPanel, berikut langkah-langkahnya:
Menghapus menggunakan opsi ini harus hati-hati, pastikan folder dan user email yang akan dihapus sudah tepat agar tidak salah dalam proses penghapusan email dari user lain.
- Setelah Anda masuk ke cPanel hosting Anda, silahkan masuk dahulu ke menu bernama File Manager
- Kemudian cari folder bernama Mail
- Pastikan Anda sudah mengaktifkan opsi Show Hidden Files terlebih dahulu, untuk cara mengaktifkannya, silahkan ikuti langkah dengan klik disini. Hal ini karena folder tujuan terhidden.
- Kemudian cari folder dengan nama domain yang akan Anda hapus emailnya.
- Selanjutnya akan muncul folder dengan nama akun-akun email domain yang sudah Anda buat sebelumnya, silahkan memilih akun mana yang akan dihapus emailnya secara manual.
- Setelah masuk ke folder akun yang dipilih tersebut maka akan muncul folder dengan nama seperti folder .Sent, folder .Trash, folder .Junk, folder .Archive atau folder Inbox (Untuk folder inbox bernama CUR)
Silahkan memilih folder mana yang ingin Anda tuju untuk dihapus isi email di dalamnya. Untuk menghapus email sampah, masuklah ke folder .Trash.
- Setelah masuk ke folder .Trash, akan tampil file dan folder seperti gambar berikut. Pilih folder Cur yang digunakan untuk menyimpan file sampah.
- Kemudian akan muncul file-file dimana itu merupakan file email pada akun yang Anda pilih. Untuk menghapus secara keseluruhan, silahkan klik select All > lalu pilih delete.
- Akan muncul pop up seperti berikut, Apabila ingin dihapus permanent, silahkan centang kotak checkbox dengan tulisan Skip the trash and permanently delete the files lalu klik Delete.
Cara mengembalikan email yang terhapus di trash
Pada dasarnya, jika Anda melakukan penghapusan email melalui webmail, email yang terhapus akan tersimpan terlebih dahulu di directory trash. Selama email masih ada di directory trash, Anda bisa mengembalikan email yang telah terhapus.
Namun jika Anda menghapus dengan opsi “Skip the trash and permanently delete the files”, maka dapat dipastikan bahwa email terhapus secara permanen dan tidak bisa dikembalikan.
Bagi Anda yang salah hapus dan email masih ada di folder trash, Anda masih bisa melakukan restore dengan cara berikut:
- Login ke webmail.
- Setelah login, klik menu Trash seperti gambar berikut.
- Klik email yang akan anda restore, lalu pilih opsi More > Move to > Inbox.
Setelah itu, email yang Anda check akan dipindahkan kembali ke Inbox.
Cara Menghapus System Email di cPanel
Selain folder Inbox, Sent, dan Trash pada akun email utama Anda, ada satu bagian lain yang sering kali menguras kapasitas penyimpanan (disk space) hosting tanpa disadari, yaitu System Email atau Default Email Account.
Berikut adalah penjelasan lengkap mengenai mengapa email sistem ini bisa penuh dan panduan langkah demi langkah untuk menghapusnya secara aman.
Mengapa Email Sistem cPanel Bisa Penuh?
Secara default, cPanel membuat satu akun email utama yang otomatis menggunakan nama pengguna (username) login cPanel Anda (contoh: username@domainanda.com). Akun ini berfungsi untuk menampung seluruh pesan otomatis yang dikirimkan oleh sistem server hosting Anda.
Penyebab utama email sistem ini membengkak dan penuh antara lain:
- Notifikasi Cron Job: Jika Anda memasang Cron Job (penjadwal skrip otomatis) di cPanel, sistem secara default akan mengirimkan laporan email setiap kali skrip tersebut berhasil dijalankan atau mengalami eror. Jika skrip berjalan sangat sering (misalnya setiap beberapa menit), folder email masuk akan terisi ribuan email baru setiap hari.
- Email Gagal Pengiriman (Bounceback): Jika ada pihak luar atau bot yang mencoba mengirimkan email massal ke alamat acak di domain Anda (misal: asal@domainanda.com), cPanel yang dikonfigurasi secara default kadang akan mengarahkan pesan gagal kirim tersebut ke akun default ini.
- Pemberitahuan Sistem Keamanan: Laporan berkala dari sistem keamanan server, pemberitahuan pembaruan otomatis CMS (seperti WordPress), atau peringatan penggunaan sumber daya hosting.
Menghapus Email Sistem Melalui Menu Email Disk Usage
Cara paling aman dan efisien untuk membersihkan tumpukan email sistem tanpa perlu menghapus satu per satu adalah menggunakan fitur Email Disk Usage di cPanel. Ikuti langkah-langkah mudah berikut:
- Login ke cPanel Anda , setelah itu Di kolom pencarian cPanel, ketik Email Disk Usage, lalu klik menu tersebut yang muncul di bawah kategori Email.
- Pada halaman yang terbuka, temukan menu dropdown di bagian Account (Akun).
- Klik dropdown tersebut dan pilih Default Email Account (biasanya akun ini berformat nama username cPanel Anda saja tanpa embel-embel domain di belakangnya, atau ditandai dengan label Default).
- Setelah terpilih, sistem akan menampilkan visualisasi kapasitas penyimpanan dari seluruh folder email sistem, seperti Inbox, Sent, Junk, dan Trash.
- Temukan folder yang memiliki ukuran penyimpanan paling besar (umumnya berada di folder Inbox).
- Geser layar ke sebelah kanan folder tersebut, lalu klik tombol Manage pada kolom Actions.
- Di bagian opsi Messages to delete, klik menu pilihan dan tentukan kriteria email yang ingin dihapus. Untuk mengosongkannya secara total, pilih All messages.
- Terakhir, klik tombol Delete Permanently.
- Tunggu prosesnya selama beberapa saat hingga status penyimpanan folder tersebut berubah menjadi 0 byte.
Menghapus Email Sistem Melalui File Manager
Jika kapasitas email sistem Anda sudah terlalu besar (mencapai gigabyte atau jutaan file email), terkadang fitur Email Disk Usage bisa mengalami loading yang sangat lama (timeout). Cara tercepat mengatasinya adalah langsung menghapusnya melalui File Manager cPanel.
Berikut cara aman untuk melakukannya:
- Login ke cPanel Anda dan buka menu File Manager.
- Di pojok kanan atas, klik tombol Settings (Pengaturan), centang opsi Show Hidden Files , lalu klik Save.
- Di panel sebelah kiri, cari dan buka folder bernama mail (folder ini berada di luar folder public_html).
- Di dalam folder mail, jangan buka folder domain Anda. Melainkan, langsung cari folder sistem default yang biasanya bernama:
- new (untuk email masuk baru yang belum dibaca).
- cur (untuk email yang sudah dibaca/diproses).
- Masuk ke dalam folder new atau new, klik tombol Select All di bagian atas menu File Manager untuk menandai semua file email.
- Klik tombol Delete di menu atas.
- Centang opsi “Skip the trash and permanently delete the files” agar file email langsung terhapus permanen dan tidak berpindah ke folder Trash (yang justru tetap memakan kapasitas hosting). Lalu klik Confirm.
- Lakukan langkah yang sama (langkah 5-7) untuk file yang berada di dalam folder cur.
Peringatan Penting: Jangan menghapus folder utama mail, new, atau cur itu sendiri. Cukup hapus file-file yang ada di dalam folder new dan cur. Menghapus foldernya langsung bisa merusak konfigurasi sistem email bawaan cPanel Anda.
Bagi Anda yang memiliki mobilitas tinggi untuk menggunakan email, kami sarankan agar Anda sering-sering melakukan backup email. Anda juga bisa menggunakan layanan Daily backup yang disediakan oleh Rumahweb, untuk memastikan akun hosting Anda di backup setiap hari.
FAQ
Berikut adalah beberapa pertanyaan popular tentang xxxx
Apakah email yang dihapus dari Inbox langsung hilang dari server?
Tidak selalu. Pada umumnya, email yang dihapus dari Inbox akan dipindahkan terlebih dahulu ke folder Trash. Selama masih berada di folder tersebut, email masih dapat dipulihkan melalui webmail. Namun jika dihapus secara permanen (Delete Permanently atau Skip the trash), email tidak dapat dikembalikan.
Apa cara paling cepat menghapus email di cPanel?
Cara yang paling praktis adalah menggunakan fitur Email Disk Usage di cPanel. Fitur ini memungkinkan Anda menghapus email berdasarkan folder, usia email, ukuran file, atau kriteria tertentu tanpa perlu menghapus satu per satu.
Bagaimana jika hosting sudah penuh sehingga Email Disk Usage tidak bisa diakses?
Apabila kapasitas hosting sudah penuh, Anda dapat menghapus email secara manual melalui File Manager di cPanel dengan mengakses folder email yang bersangkutan. Namun proses ini harus dilakukan dengan hati-hati agar tidak menghapus email milik akun lain.
Apakah email yang sudah dihapus permanen masih bisa dipulihkan?
Tidak. Email yang dihapus menggunakan opsi Delete Permanently atau Skip the trash and permanently delete the files akan hilang dari server dan tidak dapat dipulihkan, kecuali Anda memiliki backup sebelumnya.
Penutup
Menghapus email Trash, Sent Items, maupun Inbox di cPanel merupakan salah satu cara efektif untuk mengurangi penggunaan ruang penyimpanan hosting dan menjaga performa layanan email tetap optimal. Fitur Email Disk Usage menjadi pilihan yang paling praktis karena mampu menghapus email berdasarkan usia, ukuran, maupun folder tertentu secara cepat, sedangkan penghapusan melalui File Manager dapat digunakan ketika kondisi hosting sudah penuh dan fitur tersebut tidak dapat diakses.
Sebelum melakukan penghapusan permanen, pastikan Anda telah memeriksa kembali email yang masih dibutuhkan atau melakukan backup terlebih dahulu. Dengan pengelolaan email yang rutin, kapasitas hosting dapat tetap terjaga dan risiko gangguan layanan akibat kuota penuh dapat diminimalkan.
Demikian artikel kami tentang cara menghapus email di folder trash, sent item hingga inbox. Semoga bermanfaat.
