Rizki Nur SafitriOX mail adalah layanan email perusahaan yang dilengkapi dengan berbagai fitur serta memiliki tampilan yang user friendly. Salah satu fitur yang dimiliki oleh OX mail adalah Vacation notice atau yang biasa dikenal sebagai email autoresponder. Lalu, apa itu email autoresponder dan bagaimana fungsi serta cara settingnya?
Dalam artikel ini, kami akan berbagi informasi tentang apa itu Autoresponder serta cara setting di email perusahaan by OX Mail. Simak informasi berikut ini.
Apa itu Autoresponder?
Email autoresponder adalah fitur yang memungkinkan Anda merespons email secara otomatis ketika seseorang mengirimkan pesan kepada Anda. Selain memberi tahu pengirim bahwa penerima sedang tidak dapat dihubungi atau diluar jam kerja, fitur ini juga dapat digunakan untuk memberikan informasi tambahan yang dapat Anda tentukan.
Selengkapnya tentang apa itu email autoresponder bisa Anda baca pada artikel berikut ini: apa itu Autoresponder
Fungsi email Autoresponder
Fitur vacation notice atau autoresponder ini berfungsi untuk membalas email secara otomatis kepada pengirim email yang mengirim pesan ke alamat email tertentu.
Pengaktifan autoresponder bisa digunakan untuk menginformasikan berbagai kondisi ke pengirim email, terutama kaitannya dengan aktivitas bisnis. Berikut adalah contoh penerapannya.
1. Pemberitahuan liburan
Autoresponder bisa digunakan untuk memberitahu pengirim email bahwa saat itu Anda/perusahaan sedang dalam masa libur sehingga tidak dapat dengan segera merespons pesan mereka.
2. Balasan otomatis saat order/mengisi form pada website
Bisnis atau perusahaan sering menggunakan auto reply untuk memberitahu pelanggan mereka bahwa pesan mereka telah diterima dan akan segera diproses atau dihubungi lebih lanjut
3. Pemberitahuan Out of Office
Ketika Anda sedang tidak berada di kantor atau cuti, Anda dapat mengaktifkan fitur autoresponder/vacation notice untuk memberi tahu pengirim pesan tentang status tersebut.
Cara Setting Autoresponder Email
Pada artikel kali ini, Rumahweb akan memberikan panduan cara mengaktifkan fitur autoresponder atau Vacation notice di email perusahaan by OX mail.
Silahkan dapat Anda simak dan ikuti langkah-langkahnya berikut ini:
- Petama, silahkan login ke webmail OX mail.
- Setelah login, klik icon “roda gerigi” pada sisi kanan atas, lalu scroll ke bawah hingga menemukan menu “vacation notice”.
- Setelah itu, akan tampil halaman untuk setting autoresponder atau vacation notice.
Anda dapat menyesuaikan setting autorespondernya seperti : subject, isi email, tanggal mulai hingga auto responder berakhir. Di opsi lanjutan, Anda dapat menentukan opsi berikut:
- Days between notices to the same sender : opsi ini berguna ketika Anda menerima banyak email dari alamat email yang sama dan tidak ingin mereka menerima pemberitahuan yang sama setiap hari.
- Send from : Menentukan email otomatis akan dikirim dari email akun apa, Anda dapat memilih default sender.
- Jika sudah disesuiakan settingnya, silahkan klik apply changes.
Sampai tahap ini, setting fitur autoresponder pada email perusahaan by OX Mail telah selesai.
Demikian panduan kami tentang cara setting email autoresponder di OX mail, silahkan mencoba dan semoga bermanfaat.
