Fredric LesomarAda kalanya akun email hosting sudah tidak digunakan, tetapi masih menyimpan pesan atau data penting yang perlu dipertahankan. Daripada menghapusnya, Anda bisa menonaktifkan akun tersebut sementara waktu. Salah satu solusinya adalah dengan menggunakan fitur suspend email di cPanel. Cara suspend email di cPanel cukup mudah dilakukan. Anda dapat membatasi aktivitas pengiriman, penerimaan, maupun akses login tanpa harus menghapus akun email.
Dalam panduan ini, kami akan menjelaskan fungsi suspend email, pengaturan yang tersedia, dampaknya terhadap akun, serta langkah-langkah melakukan suspend email melalui cPanel.
Ringkasan
- Suspend akun email adalah opsi untuk menonaktifkan aktivitas kirim, terima, atau login email tanpa menghapus data dan riwayat pesan di dalamnya.
- Fitur ini digunakan untuk mengamankan arsip email penting yang sudah tidak aktif digunakan agar tetap bisa diakses sewaktu-waktu.
- Suspend email efektif menghentikan aktivitas pengiriman spam atau phishing akibat infeksi malware secara cepat pada akun tertentu.
- Langkah ini melindungi seluruh domain hosting dari penalti sistem (max defers and failures) yang berisiko melumpuhkan pengiriman email akun lainnya.
- Pengaturan suspend dan pemulihannya (unsuspend) dapat dilakukan dengan mudah melalui menu Email Accounts di cPanel.
Apa Itu Suspend Email di cPanel?
Suspend email adalah proses membatasi aktivitas akun email tanpa harus menghapus akun tersebut. Di cPanel, pembatasan ini dilakukan melalui fitur Restrictions yang tersedia pada pengaturan email.
Melalui fitur Restrictions, Anda dapat membatasi pengiriman email, penerimaan pesan, hingga akses login sesuai kebutuhan. Fitur ini berguna ketika akun email sudah tidak digunakan, terindikasi mengirim spam, atau perlu dinonaktifkan sementara untuk alasan keamanan.
Berbeda dengan menghapus akun email, penggunaan fitur Restrictions tidak secara otomatis menghapus pesan yang sudah tersimpan. Dengan demikian, data email lama tetap dapat dipertahankan dan akun dapat diaktifkan kembali jika diperlukan.
Alasan Melakukan Suspend Email Account
Ada beberapa alasan kenapa lebih baik Anda melakukan suspend email daripada menghapusnya. Berikut beberapa diantaranya.
1. Penyimpanan data email penting
Mungkin Anda pernah berpikir, bagaimana agar akun emailnya tidak digunakan lagi baik terima dan kirim pesan, namun data yang telah ada tetap tersimpan. Suspend menjadi pilihan strategis agar data email yang penting tetap tersimpan dan dapat Anda akses kapanpun. Namun alamat email tidak lagi bisa digunakan untuk pengiriman atau penerimaan.
2. Menghindari spamming
Sering kali kami mendapatkan sebuah akun email domain melakukan spamming, baik di sengaja maupun tidak. Untuk ketidaksengajaan pengiriman email spamming, hal ini biasanya disebabkan karena malware atau virus pada komputer/laptop yang digunakan. Guna menghentikan pengiriman email spamming tersebut, solusinya Anda bisa melakukan suspend pada email target.
Hal ini digunakan agar spamming berhenti dan Anda bisa melakukan tindakan untuk membersihkan mail client dari virus atau malware. Selain itu Anda juga bisa menyelamatkan email dalam hosting yang sama, agar tidak terkendala ‘max defers and failures’ serta meminimalisir imbas email Anda ditandai sebagai spam oleh mail server penerima.
3. Menghindari phising
Aktivitas phising yang dilakukan melalui layanan email hosting akan berakibat disuspendnya akun hosting secara keseluruhan. Tentunya hal ini akan berakibat layanan hostingnya untuk sementara waktu tidak dapat digunakan. Segeralah Anda lakukan suspend pada akun email yang terindikasi agar tidak mengalami kerugian selanjutnya.
Ada alasan lain kenapa suspend akun email adalah pilihan, yaitu agar email domainnya tidak terkena pinalti max defer oleh sistem akibat dari salah satu atau beberapa akun email domain melakukan spamming/kesalahan pengiriman email berulang-ulang.
Pada posisi ini, akun email yang melakukan spamming dan kesalahan pengiriman dapat dihentikan sementara aktivitasnya dengan cara disuspend.
Mengenal Pengaturan Suspend Email di cPanel
Sebelum melakukan suspend email, Anda perlu memahami beberapa pengaturan yang tersedia di cPanel. Setiap pengaturan memiliki fungsi berbeda sehingga dapat disesuaikan dengan kebutuhan.
Berikut tiga pengaturan utama yang perlu Anda ketahui.
1. Sending Outgoing Mail
Pengaturan ini digunakan untuk membatasi kemampuan akun dalam mengirim email keluar.
Pada cPanel, Anda dapat memilih opsi Allow, Suspend, atau Hold. Opsi Suspend menghentikan pengiriman email dari akun, sedangkan Hold menahan pesan keluar dalam antrean.
Pengaturan ini berguna ketika akun terindikasi mengirim spam atau mengalami penyalahgunaan.
2. Receiving Incoming Mail
Pengaturan ini digunakan untuk mengatur penerimaan email masuk ke akun.
Anda dapat memilih opsi Allow, Suspend, atau Discard. Opsi Suspend menolak pesan masuk, sedangkan Discard membuang pesan masuk tanpa mengirimkan pemberitahuan kegagalan kepada pengirim.
Karena itu, pastikan Anda memilih pengaturan yang sesuai agar tidak kehilangan pesan penting.
3. Logging In
Pengaturan ini digunakan untuk membatasi akses login ke akun email.
Jika memilih opsi Suspend, pengguna tidak dapat melakukan autentikasi ke akun email melalui layanan yang menggunakan kredensial akun tersebut. Pengaturan ini berguna untuk mencegah akses ke akun yang sudah tidak digunakan atau perlu diamankan sementara waktu.
Catatan: Ketiga pengaturan tersebut bekerja secara terpisah. Menonaktifkan pengiriman email saja tidak otomatis menghentikan penerimaan pesan atau akses login.
Cara Suspend Email Melalui cPanel
Saat ini, Rumahweb menggunakan dua tema cPanel, yaitu Jupiter dan Meridian, yang memiliki tampilan serta navigasi berbeda. Berikut panduan cara suspend email melalui cPanel pada masing-masing tema yang dapat Anda ikuti sesuai dengan tampilan cPanel yang digunakan.
Theme Jupiter (Classic)
Untuk melakukan suspend akun email tersebut, silahkan Anda ikuti langkah-langkahnya dibawah:
- Login ke cPanel hosting Anda
- Klik menu Email Account seperti pada gambar dibawah:
- Pada langkah kedua, klik “Manage” pada akun email yang ingin Anda suspend.
- Setelah masuk menu “manage”, silahkan Anda scroll kebawah hingga menemukan “Restrictions” seperti pada gambar dibawah:
Pada gambar diatas, Anda hanya perlu menyesuaikan alternatif suspend yang diperlukan, bisa salah satu, dua, bahkan ketiganya. Untuk menyimpannya dengan klik “Update Email Settings”.
Theme Meridian (terbaru)
Berikut cara suspend mail domain di cPanel dengan tampilan Meridian themes.
- Silahkan buka dahulu halaman cPanel hostingnya, panduan bisa cek disini
- Jika sudah, masuk ke menu “Email” pada bagian dashboard kiri.
- Nantinya akan tampil list akun email-nya, dan untuk suspend emailnya bisa klik toggle atau tombol active pada emailnya. Nantinya, status email akan berubah ke suspend
- Opsi lainnya bisa dari tombol manage emailnya, dan nantinya masuk ke menu setting. Kemudian bisa klik tombol non-active untuk emailnya
Apa yang Terjadi Setelah Akun Email Disuspend?
Setelah akun email disuspend, aktivitas email akan dibatasi sesuai pengaturan yang Anda pilih di cPanel.
Berikut beberapa dampak yang perlu Anda ketahui:
- Pengiriman email dapat dihentikan. Jika pengiriman email disuspend, akun tidak dapat mengirim pesan keluar melalui mekanisme pengiriman yang dibatasi.
- Email masuk dapat ditolak. Jika penerimaan email disuspend, pesan baru yang dikirim ke alamat tersebut dapat ditolak oleh server.
- Akses login dapat dibatasi. Jika fitur Logging In disuspend, pengguna tidak dapat login menggunakan kredensial akun email.
- Data email lama tidak otomatis terhapus. Pesan yang sudah tersimpan tetap berada di penyimpanan selama akun dan datanya tidak dihapus.
- Akun email lainnya tetap dapat digunakan. Suspend pada satu akun tidak secara otomatis menonaktifkan akun email lain dalam domain yang sama.
Dengan memahami dampak tersebut, Anda dapat menentukan jenis pembatasan yang paling sesuai tanpa harus menghapus akun email secara permanen.
Cara Mengaktifkan Kembali Email yang Disuspend (Unsuspend)
Jika akun email ingin digunakan kembali, Anda dapat membatalkan pengaturan suspend melalui cPanel. Proses ini disebut unsuspend email.
Secara umum, Anda hanya perlu masuk ke menu Email Accounts di cPanel, memilih akun yang sebelumnya disuspend, lalu mengembalikan pengaturan pembatasannya ke opsi Allow. Pastikan pengaturan pengiriman, penerimaan, dan akses login sudah disesuaikan agar akun dapat digunakan kembali sesuai kebutuhan.
Untuk panduan lebih lengkap, silakan baca artikel Cara Unsuspend Email di cPanel Hosting.
FAQ
Berikut adalah beberapa pertanyaan popular tentang cara suspend email di cPanel.
Apa perbedaan antara suspend akun email dan menghapus akun email?
Menghapus akun email akan menghilangkan seluruh folder, lampiran, dan riwayat pesan secara permanen dari server. Sementara itu, suspend hanya menonaktifkan aktivitas kirim, terima, atau login email, sehingga seluruh data penting yang tersimpan di dalamnya tetap aman dan dapat diakses kembali sewaktu-waktu.
Apakah data atau pesan lama akan hilang saat akun email disuspend?
Tidak. Data email lama tetap tersimpan utuh di hosting dan kuota penyimpanannya tidak terhapus. Akun tersebut hanya dibatasi hak aksesnya agar tidak bisa mengirim atau menerima pesan baru.
Apa yang harus dilakukan sebelum mengaktifkan kembali (unsuspend) email yang terindikasi malware?
Sebelum melakukan unsuspend, pastikan perangkat (PC/laptop) dan mail client yang digunakan sudah dipindai menggunakan antivirus/antimalware hingga bersih. Setelah itu, segera ubah kata sandi (reset password) akun email tersebut guna mencegah peretasan berulang.
Kesimpulan
Melakukan suspend pada akun email merupakan langkah cepat untuk mengamankan data dan mencegah dampak spamming terhadap akun email domain lainnya. Setelah akun di-suspend, Anda dapat menunggu sekitar 1 jam hingga penalti max defer terhapus secara otomatis dan aktivitas email kembali normal.
Jika akun email tersebut ingin digunakan kembali, pastikan Anda telah melakukan scanning pada perangkat komputer/laptop untuk memastikan bebas dari malware atau virus. Setelah dipastikan bersih, lakukan reset password lalu ubah kembali status email dari Suspended menjadi Allow (unsuspend).
Demikian informasi tentang cara suspend akun email di cPanel, semoga bermanfaat.
