Lutfi HanifPernah kewalahan mengelola beberapa alamat email sekaligus? Atau takut melewatkan email penting karena tidak sempat membuka semua akun? Email forwarding adalah solusi praktis untuk Anda. Fitur ini memungkinkan semua email yang masuk ke satu alamat, secara otomatis diteruskan ke alamat lainnya tanpa perlu repot membuka banyak kotak masuk.
Dalam artikel ini, Rumahweb akan menjelaskan apa itu email forwarding, fungsi utamanya, hingga cara setting di beberapa mail server, agar Anda bisa mengelola komunikasi melalui email secara lebih efisien.
Apa itu Email Forwarding?
Email forwarding adalah proses meneruskan email secara otomatis dari satu alamat ke alamat lain. Misalnya, jika Anda memiliki alamat info@namadomain.com, lalu misalnya admin@namadomain.com, semua email masuk ke alamat tersebut bisa langsung dikirim ulang (forward) ke utama@namadomain.com.
Dengan demikian, email yang masuk ke info@ dan admin@ akan secara otomatis di forward ke email utama domain Anda.
Fungsi Email Forwarding
Email forwarding memiliki beberapa fungsi, berikut diantaranya:
- Sentralisasi komunikasi: Menerima semua pesan dari berbagai akun ke satu kotak masuk.
- Efisiensi kerja: Mengurangi kebutuhan membuka banyak akun email.
- Backup dan monitoring: Email yang diforward bisa disalin ke alamat lain sebagai cadangan atau pengawasan.
- Alih tanggung jawab: Jika ada pergantian staf, email tetap bisa diteruskan ke penerima baru tanpa perlu mengganti alamat lama.
Cara Kerja Email Forwarding
Cara kerja email forwarding cukup sederhana namun efektif. Ketika email masuk ke alamat A, sistem secara otomatis meneruskan salinan isi pesan tersebut ke alamat B (atau lebih, jika ditentukan). Proses ini terjadi di level server email, sehingga penerusan dapat berlangsung meskipun pengguna tidak membuka email secara manual.
Email forwarding tidak memindahkan kepemilikan email, hanya mengirimkan salinannya. Jika pengguna membalas email yang diforward, balasan akan dikirim dari alamat tujuan, bukan dari alamat sumber.
Risiko Menggunakan Email Forwarding
Meskipun sangat berguna, email forwarding juga memiliki beberapa risiko yang perlu diperhatikan:
- Duplikasi email: Pesan yang sama bisa muncul di beberapa kotak masuk.
- Spam filtering: Email yang diforward kadang ditandai sebagai SPAM oleh server tujuan.
- Kebingungan balasan: Pengirim bisa bingung jika mendapat balasan dari alamat berbeda.
- Keamanan dan privasi: Jika tidak dikonfigurasi dengan baik, ada potensi bocornya informasi ke alamat yang tidak seharusnya menerima email.
Untuk itu, sangat disarankan mengatur forwarding secara hati-hati dan hanya ke alamat yang benar-benar Anda kontrol.
Cara Setting Email Forwarding
Berikut adalah panduan cara setting email forwarding di beberapa layanan email yang tersedia di Rumahweb.
1. cPanel (Email Hosting)
Bagi Anda yang menggunakan layanan email hosting, setting email forwarding bisa dilakukan melalui halaman cPanel. Berikut panduannya:
- Silahkan login ke cPanel Hosting Anda.
- Klik menu forwarders, kemudian klik add forwarder seperti gambar berikut.
- Setelah itu, isikan email yang ingin di setting dan tujuannya kemudian klik add forwarder.
Keterangan:
- Address to forward: diisikan user email yang akan di forward.
- Domain: pilih domain yang akan digunakan
- Destination
- Forward to Email Address : Alamat email yang akan dijadikan tujuan forwarding email
- Discard and send an error to the sender : Opsi ini digunakan apabila email yg masuk ingin ditolak dan pesan penolakan dikirimkan kepada pengirim. Default pesan akan terisi “No such person at this address.”, namun Anda bisa merubahnya sesuai keinginan.
- Setelah email forwarder dibuat, maka kita dapat melihat hasilnya seperti gambar berikut ini:
Keterangan :
- Email address: Alamat email yang akan di forward
- Forward to: Alamat email tujuan forwarder
- Action
- Trace: melihat rute email forwarder
- Delete: menghapus setting email forwarder
Sampai tahap ini, proses setting email forwarding di cPanel telah selesai dilakukan. Selain melalui cPanel, setting email forwarding juga bisa dilakukan melalui webmail. Dokumentasinya kami publikasi di artikel berikut.
2. Plesk (Email Hosting)
Bagi Anda yang berlangganan layanan VPS dengan lisensi Plesk atau layanan WordPress hosting versi Plesk, maka setting email forwarding bisa dilakukan melalui plesk panel.
Panduan setting email forwarding di Plesk kami publikasikan di artikel berikut.
3. Titan Mail
Bagi Anda yang menggunakan layanan email bisnis Titan Mail dari Rumahweb, fitur email forwarding dapat diakses langsung melalui dashboard Titan. Pengaturan ini memungkinkan Anda meneruskan semua email masuk ke alamat lain yang Anda tentukan.
Titan menyediakan interface yang user friendly, sehingga pengaturan forwarding dapat dilakukan secara mudah. Panduan langkah-langkahnya tersedia dalam artikel bantuan berikut.
4. OX Mail
Jika Anda menggunakan layanan email berbasis Open-Xchange (OX Mail), pengaturan email forwarding dilakukan langsung melalui webmail OX Mail. Anda dapat menentukan satu atau beberapa alamat tujuan penerusan, serta memilih apakah ingin menyimpan salinan email asli di inbox utama.
Layanan ini cocok bagi pengguna yang mengandalkan webmail untuk operasional email harian. Panduan pengaturannya telah kami sediakan secara lengkap di artikel berikut.
5. Google Workspace (Gmail)
Bagi pelanggan Google Workspace, fitur email forwarding bisa diatur melalui Gmail Settings di masing-masing akun, atau melalui admin console untuk penerapan massal di seluruh domain.
Google juga mendukung filter, rule lanjutan, serta forwarding selektif berdasarkan kriteria tertentu. Ini sangat ideal untuk organisasi yang membutuhkan kontrol penuh terhadap alur email masuk. Panduan konfigurasi forwarding di Google Workspace dapat Anda lihat melalui tautan berikut.
6. Microsoft Outlook
Jika Anda menggunakan layanan email berbasis Microsoft Outlook, pengaturan email forwarding dapat dilakukan melalui menu Settings > Mail > Forwarding.
Anda bisa mengarahkan semua email masuk ke alamat lain, serta memilih apakah ingin menyimpan salinan pesan di inbox Outlook. Fitur ini berguna bagi pengguna yang ingin menggabungkan pengelolaan beberapa akun email dalam satu tempat. Panduan lengkap pengaturannya telah kami sediakan di artikel berikut.
Perbedaan Email Forwarding dan Email Alias
Meskipun terdengar mirip, email forwarding dan email alias memiliki konsep berbeda. Berikut kami rangkumkan perbedaannya:
| Fitur | Email Forwarding | Email Alias |
|---|---|---|
| Fungsi utama | Meneruskan email ke alamat lain | Menyediakan nama alternatif untuk satu inbox |
| Bisa membalas email? | Ya, tapi dari alamat penerima, bukan alamat awal | Ya, tetapi tetap dari inbox asli |
| Lokasi inbox | Di alamat penerima (yang di-forward) | Tetap satu inbox |
| Contoh penggunaan | info@namadomain dikirim ke admin@namadomain | sales@ dan support@ sebagai alias dari user@ |
FAQ
Berikut adalah beberapa FAQ popular yang sering ditanyakan terkait penggunaan email forwarding.
Apakah email forwarding berbahaya?
Secara umum, email forwarding tidak berbahaya jika dikonfigurasi dengan benar. Namun, jika diteruskan ke alamat yang salah atau tidak dipercaya, ada potensi risiko kebocoran data. Pastikan Anda hanya menggunakan forwarding ke akun yang Anda kontrol secara penuh.
Apakah email forwarding bisa digunakan untuk beberapa alamat?
Ya, banyak sistem email mendukung forwarding ke lebih dari satu alamat. Anda bisa mengarahkan email masuk ke dua atau lebih tujuan sekaligus, tergantung dari fitur yang disediakan oleh penyedia layanan email Anda.
Apakah bisa membalas email dari alamat yang di-forward?
Secara teknis, email yang diteruskan hanya menyalin isi pesan. Jika Anda ingin membalas dengan alamat asal (yang diforward), maka perlu login langsung ke akun tersebut atau menggunakan fitur “reply as” jika didukung, seperti pada Gmail atau Titan Mail.
Penutup
Email forwarding adalah solusi sederhana namun powerful untuk membantu Anda mengelola banyak alamat email dengan lebih efisien. Baik untuk personal maupun bisnis, fitur ini bisa meningkatkan kecepatan respon, menghindari email terlewat, dan menjaga alur komunikasi tetap rapi.
Dengan memahami cara kerja, fungsi, serta risikonya, Anda dapat mengatur email forwarding secara optimal dan aman. Rumahweb siap mendukung kebutuhan email Anda, baik untuk pengguna domain pribadi maupun bisnis.
Demikian artikel kami tentang apa itu email forwarding hingga cara settingnya, semoga bermanfaat.
