Kenapa Email Masuk ke SPAM dan Cara Mencegahnya

Pernahkah Anda mengirim email penting, namun penerima mengatakan tidak menemukannya di inbox? Setelah dicek, ternyata email tersebut justru masuk ke folder SPAM. Situasi ini tentu sangat merugikan, apalagi jika email yang terkirim adalah penawaran bisnis atau informasi penting untuk klien. Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan tentang kenapa email masuk ke SPAM dan cara mencegahnya.

Apa Itu Email SPAM?

Email SPAM adalah email dikirimkan secara masal yang biasanya berisi iklan, promosi, atau bahkan link berbahaya. Email seperti ini sering kali mengganggu dan bisa berbahaya karena berpotensi mengandung malware atau phishing.

Karena jumlahnya sangat banyak dan sering mengganggu, penyedia layanan email seperti Gmail atau Yahoo membuat sistem penyaring otomatis untuk memisahkan email yang dianggap SPAM atau bukan. Masalahnya, kadang email penting atau resmi ikut tersaring dan masuk ke folder SPAM. Itulah alasan mengapa kita perlu tahu cara mencegahnya.

Selengkapnya tentang email SPAM bisa Anda baca di artikel berikut: Arti SPAM

Kenapa Email Masuk ke SPAM?

Berikut adalah beberapa penyebab email dianggap SPAM oleh mail server penerima.

1. Filter email penerima

Filter email terbaru bekerja otomatis untuk mendeteksi pola spam. Jika email Anda mirip dengan karakteristik email spam, misalnya terlalu banyak link promosi, atau dikirim ke banyak penerima sekaligus, kemungkinan email Anda akan ditandai sebagai spam.

2. Kesalahan Konfigurasi pada Email Server

Konfigurasi yang salah pada DNS email seperti SPF, DKIM, DMARC, hingga PTR record bisa membuat server penerima meragukan keaslian email Anda. Akibatnya, sistem lebih memilih menandainya sebagai spam daripada membahayakan penerima.

3. Konten Email yang Terindikasi SPAM

Penggunaan kata-kata yang terlalu promosi seperti “GRATIS!!!”, “Klik di sini sekarang!”, atau bahkan kata seperti “Tes, Test, Coba, dll” sering kali ditandai sebagai spam. Selain itu, email dengan lampiran berukuran besar atau format mencurigakan juga rawan ditolak.

4. Reputasi Domain dan IP Address yang Buruk

Jika domain atau alamat IP Anda pernah digunakan untuk aktivitas spam, reputasinya akan menurun. Dampaknya, email yang dikirim dari alamat tersebut berisiko tinggi masuk ke folder spam meskipun isinya sah.

Dampak Buruk Jika Email Masuk ke SPAM

Berikut adalah beberapa dampak buruk jika email domain Anda dianggap SPAM oleh email penerima.

Hilangnya kepercayaan penerima: Penerima bisa menganggap email Anda tidak profesional atau bahkan berbahaya. Hal ini dapat menurunkan citra bisnis Anda.
Menurunnya tingkat deliverability email: Semakin sering email Anda ditandai sebagai spam, semakin besar kemungkinan email berikutnya juga akan masuk ke folder spam secara otomatis.
Kerugian bisnis: Email penawaran, invoice, atau informasi penting bisa terlewat begitu saja. Akibatnya, potensi penjualan menurun dan komunikasi bisnis menjadi tidak lancar.

Mencegah Email Masuk ke SPAM

Berikut adalah beberapa langkah yang dapat Anda lakukan untuk mencegah email masuk ke SPAM.

1. Pastikan DNS Authentication Valid

Filter spam modern tidak hanya memeriksa isi email, tetapi juga keaslian pengirim. Tiga komponen utama yang perlu diatur pada DNS domain:

SPF (Sender Policy Framework): Menentukan server mana saja yang berhak mengirim email dari domain Anda.
DKIM (DomainKeys Identified Mail): Memberikan tanda tangan digital agar email terbukti asli dan tidak diubah pihak ketiga.
DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance): Memberikan instruksi kepada server penerima bagaimana memperlakukan email yang gagal verifikasi SPF atau DKIM.
PTR (Pointer): DNS yang berfungsi untuk memetakan IP address ke sebuah hostname. Record ini berfungsi untuk melakukan verifikasi, bahwa IP pengirim cocok dengan alamat IP mail server yang digunakan.

Jika Anda menggunakan layanan email domain yang dibuat di cPanel, maka pastikan status SPF, DKIM, dan DMARC Anda valid. Pengecekan bisa dilakukan melalui menu Email Deliverability di cPanel.

Sedangkan bagi Anda yang menggunakan layanan Email Bisnis by Titan atau Google Workspace, pastikan bahwa Anda telah menambahkan record SPF, DKIM, dan DMARC pada pengaturan DNS domain Anda.

Dengan konfigurasi yang tepat, email Anda akan lebih dipercaya oleh Gmail, Yahoo, Outlook, dan layanan email lainnya.

2. Hindari Konten yang Terlihat Spam

Filter spam menilai isi email berdasarkan pola bahasa dan strukturnya. Beberapa hal yang harus dihindari seperti berikut:

Huruf kapital berlebihan (contoh: “DAPATKAN PROMO SEKARANG!!!”).
Link terlalu banyak atau mencurigakan, apalagi jika memakai shortlink.
Subjek terlalu singkat dan tidak jelas, misalnya “Cek ini” atau “test”.
Email hanya berisi gambar tanpa teks, sulit diverifikasi oleh sistem.

Gunakan bahasa yang wajar, isi yang jelas, dan kombinasi teks serta gambar yang seimbang.

3. Jangan Kirim Email Massal

Mengirim ratusan email sekaligus bisa membuat email domain Anda dianggap SPAM dan Anda dianggp sebagai spammer. Untuk menghindarinya, pastikan Anda tidak mengirimkan email langsung ke ratusan penerima sekaligus.

Pada sebuah website yang digunakan untuk registrasi, ada beberapa istilah yang sering digunakan, yaitu:

Double Opt-in: Saat orang mendaftar, mereka akan dapat email konfirmasi. Jadi, hanya orang yang benar-benar mau yang masuk ke daftar penerima.
Unsubscribe: Tombol di bawah/atas email untuk berhenti berlangganan kapan saja. Ini memberi kenyamanan penerima dan membuat email Anda lebih dipercaya.

4. Jaga Reputasi IP dan Domain

Reputasi domain dan IP mail server pengirim sangat berpengaruh. Jika reputasi buruk, email cenderung masuk SPAM atau bahkan gagal kirim. Untuk mencegahnya, pastikan lakukan beberapa hal berikut:

Gunakan layanan email terpercaya.
Bersihkan daftar email dari alamat tidak aktif.
Kirim email bertahap, jangan langsung ribuan.

5. Ajak Penerima Menandai “Not Spam” dan Whitelist

Jika email terlanjur masuk SPAM, minta penerima mengklik tombol “Not Spam” atau “Bukan SPAM”. Ini memberi sinyal positif ke sistem email bahwa pesan Anda aman. Hal ini sering terjadi, bila alamat email Anda baru dibuat dan sering kali menggunakan kata-kata yang ditandai sebagai SPAM.

Selain itu, ajak penerima menambahkan alamat email atau domain Anda ke daftar whitelist. Dengan begitu, email berikutnya lebih diprioritaskan masuk ke inbox.

Gunakan Email Bisnis yang Lebih Terpercaya

Salah satu cara terbaik untuk meningkatkan kepercayaan dan deliverability adalah dengan menggunakan email bisnis resmi.

Di Rumahweb, kami menyediakan layanan email bisnis seperti Google Workspace dan Titan Mail. Kedua layanan ini didukung sistem keamanan canggih, reputasi server yang baik, serta tingkat keberhasilan pengiriman email (deliverability) yang tinggi.

Dengan begitu, peluang email Anda masuk ke inbox utama penerima menjadi jauh lebih besar. Selain itu, menggunakan email dengan nama domain sendiri juga membuat bisnis Anda terlihat lebih profesional dan meyakinkan di mata klien.

Penutup

Masuknya email ke folder SPAM bisa disebabkan oleh banyak faktor, mulai dari konfigurasi DNS yang salah, konten email yang mirip spam, hingga reputasi domain atau mail server yang buruk. Jika dibiarkan, hal ini bisa merugikan bisnis karena email penting tidak pernah sampai ke inbox penerima.

Untuk mencegah hal tersebut, pastikan Anda mengatur konfigurasi email dengan benar, menjaga reputasi domain, dan menggunakan layanan email bisnis terpercaya seperti Google Workspace atau Titan Mail dari Rumahweb. Dengan langkah ini, Anda bisa memastikan komunikasi bisnis tetap lancar dan profesional tanpa terganggu filter SPAM.

Demikian artikel kami tentang kenapa email masuk ke SPAM dan bagaimana cara mencegahnya, semoga bermanfaat.