Apa itu Outlook? Pengertian dan cara menggunakannya

Tahukah kamu, Microsoft Outlook merupakan salah satu mail client yang paling banyak digunakan saat ini di seluruh dunia. Lalu, apa itu Outlook dan bagaimana cara setting email ke Outlook? Berikut Rumahweb rangkumkan aplikasi Microsoft Outlook untuk Warga RW semuanya.

Apa itu Outlook?

Microsoft Outlook adalah salah satu aplikasi mail client yang paling banyak digunakan saat ini. Selain karena user friendly, setting email ke Outlook juga bisa digunakan untuk penyimpanan file email (sent and received) langsung di device yang digunakan, sehingga bisa menjadi solusi alternatif untuk masalah space email.

Fungsi utama dari Microsoft Outlook ini adalah untuk mengirim, menerima, maupun membaca pesan email yang masuk. Namun selain itu, Microsoft Outlook ini memiliki fungsi lain yang bisa Anda terapkan, mulai dari membuat jadwal kerja, kalender, dan catatan.

Kelebihan dan Kekurangan Outlook

Meskipun Microsoft Outlook ini memiliki banyak fitur canggih didalamnya, namun aplikasi ini masih memiliki beberapa kelebihan dan kekurangan.

Tidak jarang pengguna mengetahui apa kelebihan dan kekurangan dari menggunakan Microsoft Outlook ini. Dalam sebuah software/program tentu memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing dan Microsoft Outlook juga demikian. Terkait kelebihannya sendiri sudah tidak dapat diragukan lagi. Mengingat software ini menyediakan banyak keuntungan bagi penggunanya. Diantaranya adalah menyediakan tampilan yang User Friendly.

Kelebihan

• Memiliki tampilan yang User Friendly
• Bisa terhubung dengan sosial media
• Bisa membuka dan mengedit dokumen Office yang sudah terintegrasi OneDrive
• Memiliki kapasitas OneDrive gratis 5 GB
• Penyimpanan kotak surat versi gratis 15 GB
• Memiliki sistem pembersihan spam yang handal
• Bisa disinkronkan dengan smartphone
• Dapat digunakan untuk melakukan panggilan video menggunakan Skype 
• Mampu memisahkan email masuk sesuai kategori yang di inginkan pengguna

Kelemahan

Apabila pengguna ingin menggunakan Outlook ini, Microsoft telah menyediakan dua versi yang disediakan yaitu menggunakan Microsoft Outlook gratis atau berbayar. Tentu saja jika pengguna memilih opsi yang gratis, maka fitur yang disediakan pun juga terbatas. Sebut saja dalam hal kapasitas penyimpanan yang hanya disediakan 5 GB saja.

Namun tidak demikan dengan Outlook yang berbayar, karena selain dibekali dengan kapasitas penyimpanan OneDrive mencapai 1 TB. Microsoft Outlook akan memberikan fitur-fitur premium yang dapat digunakan.

Perbedaan POP3 dan IMAP

Pada saat melakukan setting software penerima email (email client), kadang kita sering dibingungkan dengan pilihan antara menggunakan POP3 atau IMAP. Karena itu, Rumahweb akan menjelaskan perbedaan imap dan pop3 secara detail, untuk memudahkan Anda dalam memilih opsinya :

Berikut adalah perbedaan IMAP dan POP3 dari pengertian, cara kerja hingga fungsinya.

POP3

• POP3 (Post Office Protocol version 3) adalah protokol email yang digunakan untuk mendownload isi email dari server, sehingga untuk membaca isi email harus didownload terlebih dahulu ke email client.
• Semua data email disimpan di email client, sehingga bisa dibaca sewaktu-waktu bahkan ketika offline.
• Ada pilihan untuk tetap menyimpan isi email di server atau langsung menghapus email diserver ketika selesai didownload, atau menghapus email setelah beberapa waktu.
• Ketika memilih tetap menyimpan isi email di server, pada saat menghapus email di email client, maka tidak berpengaruh dengan data email di server, begitu pula sebaliknya.
• Outgoing email (email terkirim) hanya tersimpan di email client saja, tidak tersimpan di server.

POP dipilih jika:

• ingin mengakses email hanya dari satu tempat/perangkat.
• memerlukan akses email secara terus-menerus, walau tanpa menggunakan koneksi internet.
• kapasitas penyimpanan server terbatas.

IMAP

• IMAP (Internet Message Access Protocol) adalah protokol standar untuk mengakses email dari server, sehingga untuk membaca email, harus terhubung (online) pada jaringan internet.
• Data email masih tersimpan di server sehingga tidak perlu mendownload semua email.
• Email yang didownload hanya email yang akan dibaca saja.
• Email client melakukan sinkron data ke server, seperti menghapus email di email client juga akan menghapus email di server, begitu juga sebaliknya.
• Sangat mudah dalam mengidentifikasi Email yang belum terbaca.
• Membutuhkan space email yang cukup besar, karena semua data email disimpan di server.

IMAP dipilih jika:

• Ingin mengakses email pada beberapa tempat/perangkat sekaligus
• Memiliki koneksi internet untuk mengakses email pada perangkat secara terus-menerus.
• Kapasitas penyimpanan komputer/gadget terbatas.
• Mempunyai kapasitas server yang cukup besar untuk penyimpanan data email.

Selengkapnya tentang perbedaan imap dan pop3 bisa Anda lihat pada : Perbedaan imap dan pop3

Setting Email di Outlook

Sebelumnya kami telah mempublikasi setting email di Microsoft Outlook dalam beberapa bagian. Artikel kami buat dalam berbagai versi tahun Outlook yang sering pelanggan gunakan. Berikut adalah cara setting email di Microsoft Outlook Rumahweb :

Video tutorial setting email ke Outlook

Demikian ulasan dan konfigurasi email hosting menggunakan Microsoft Outlook, semoga dapat menambah wawasan Anda.

Apabila mengalami kendala atau kesulitan pada saat melakukan setting email pada outlook, jangan sungkan untuk menghubungi kami melalui email, atau livechat.